Nareszcie możemy przekazać Wam w sposób zwięzły i prosty, a jednocześnie mający bardzo korzystne praktyczne znaczenie, co wynika z RODO!!
Wśród poglądów dotyczących obowiązków pracodawcy dotyczących sytuacji gdy pozyskiwał dane osób bliskich swojego pracownika (a więc w istocie przetwarzał dane pozyskując je z innego źródła niż osoba, której dane dotyczą) pojawiało się stanowisko, że w każdej sytuacji należy zrealizować obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO.
Najczęstszą tego rodzaju sytuacją było pozyskiwanie danych członków rodziny na formularzu wykorzystywanym do zgłoszenia ich do ubezpieczenia. Nastręczało to liczne trudności praktyczne – no bo jak, jeśli już np. spełnić ten obowiązek wobec dziecka i czy w ogóle można jeśli dziecko jeszcze nie umie mówić, a jeśli nie to czy spełniać wobec rodzica, a jeśli tak to wobec którego, czy wobec obu, a co z małżonkiem pracownika, wystarczy wysłanie listu poleconego, czy przekazywać do podpisu i zbierać oświadczenia itd. itd. Koszty i trud wkładany w takie działanie patrząc z perspektywy ekonomicznej były kompletnie niezasadne.
Racjonalne podejście zakładające, że obowiązek z art. 14 RODO w kontekście podawania danych osobowych osób bliskich do ubezpieczenia o ile również funkcjonował to formułowany był raczej na bazie poprzednich publikacji GIODO (wcześniejsza nazwa urzędu), z których można było wnioskować, że formularz zgłoszeniowy to w istocie zestaw danych dotyczący pracownika i dlatego nie ma potrzeby stosowania art. 14 RODO, gdyż wystarczy jedynie art. 13 RODO. GIODO tym samym opublikował rozważania, z których można było wysnuwać interpretację, że coś co w istocie jest danymi osobowymi osoby trzeciej, w relacji „pracownik-zgłoszenie do ubezpieczenia” identyfikuje i dotyczy pracownika. Wydawało się to logiczne i dawało możliwość łatwego stosowania przepisów o ochronie danych osobowych, jednak wciąż co ostrożniejsi przedsiębiorcy stosowali różnego rodzaju rozwiązania, żeby mimo wszystko móc wykazać, że przestrzegają art. 14 RODO, i spełniają obowiązek informacyjny wobec członków rodzin, których dane pozyskują na formularzach ZUSowych w związku ze zgłoszeniem ich przez pracownika do ubezpieczenia.
Nadeszło jednak wyraźne potwierdzenie, że tym administratorom, którzy podchodzili bardziej praktycznie do powyższego zagadnienia – tj. uznawali, że realizacja obowiązku z art. 13 wobec pracownika jest wystarczająca, i rezygnowali z doręczania klauzul członkom rodziny – nie grozi zarzut naruszenia przepisów RODO. 25 maja 2020 r. UODO opublikowało stanowisko, z którego wynika, że:
„Przetwarzanie danych członka rodziny w zgłoszeniu do ubezpieczenia jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, czyli pracodawcy-płatniku (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Ponadto pozyskiwanie tych danych jest wyraźnie uregulowane prawem państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą. Spełniona jest zatem wskazana w art. 14 ust. 5 lit. c ogólnego rozporządzenia o ochronie danych przesłanka uprawniająca do odstąpienia od obowiązku dopełniania obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane są pozyskiwane w sposób inny niż bezpośrednio od nich.„
Nie będziemy ukrywać, że jesteśmy z tego faktu niezmiernie zadowoleni ponieważ od lat prezentowaliśmy naszym Klientom stanowisko, którego konsekwencja była taka sama. I pomimo pewnych różnic interpretacyjnych, jesteśmy niezmiernie zadowoleni z efektu jaki ma przytoczona interpretacja.
Sokół Doradztwo Prawne
źródło:
- https://uodo.gov.pl/pl/138/1543
- https://archiwum.giodo.gov.pl/pl/348/1241