Funkcjonowanie poprzednio obowiązującej Ustawy o ochronie danych osobowych (lata 1997 – 2018) niewątpliwie pozostawiło co najmniej jeden stały skutek w życiu zarówno przedsiębiorców, jak i osób fizycznych – klauzula zawierająca zgodę na przetwarzanie danych osobowych do celów przeprowadzenia rekrutacji, która jest często wymagana, a nawet jak nie jest wymagana to i tak jest dołączona „na wszelki wypadek”. Przyzwyczajenie jest drugą naturą człowieka i nie łatwo jest je zmienić – warto natomiast zastanowić się – co na ten temat mówi RODO?
RODO wymienia sytuacje, w których przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem. W katalogu tym znajduje się przesłanka „zgody na przetwarzanie danych osobowych w jednym lub więcej celów„. Prawdopodobnie pierwsza pozycja na liście, jak również prosta forma dokumentowania jej odebrania, utrzymała „zgodę osoby” na prowadzenie wśród przesłanek legalizujących przetwarzanie danych osobowych. Nie można jednak zapominać, że RODO nie jest skonstruowane tylko na zgodzie, a działania rekrutera mogą być legalne również bez jej formalnego odebrania.
Jak to wygląda w procesie rekrutacyjnym?
Rekrutacja jest czynnością podejmowaną przed zawarciem umowy – w odpowiedzi na ogłoszenie (sprecyzowane stanowisko) kandydat samodzielnie przesyła zakres informacji o swojej osobie, a osoba poszukująca pracownika zapoznaje się z nimi „na jego żądanie„, wypełniając tym samym dyspozycję z art. 6 pkt. 1 b) RODO. Podjęta czynność przesłania swojej aplikacji (również telefon/ e – mail z odpowiedzią) dokonana przez kandydata jest wystarczającą przesłanką do zgodnego z prawem przetwarzania jego danych osobowych i nie wymaga otrzymywania „dodatkowej zgody na przetwarzanie danych”.
Odmienną sytuację mamy, gdy pracodawca wskazuje określony katalog danych osobowych, których oczekuje od kandydata opierając je na art. 221 Kodeksu pracy (katalog zamknięty). Przykładowo przekazuje kandydatowi do wypełnienia kwestionariusz w celu uzupełnienia go o dane określonego rodzaju. W takiej sytuacji przetwarzanie danych odbywa się na przesłance przetwarzania niezbędnego do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub stronę trzecią (art. 6 pkt. 1 f) RODO) i również nie powoduje konieczności otrzymania specjalnej klauzuli.
Należy jednak pamiętać, że:
- zawsze wymagane jest zamieszczenie w ogłoszeniu rekrutacyjnym obowiązku informacyjnego (wskazanie m.in. Administratora danych osobowych, celu i czasu przetwarzania danych);
- w sytuacji, gdy chcemy wykorzystywać dokumenty aplikacyjne do innych/ przyszłych rekrutacji (w tym umieścić je w prowadzonej bazie kandydatów) – wtedy wymagana jest wyraźna zgoda na przetwarzanie danych osobowych kandydata w tym celu.